Eigarstyring og selskapsleiing i AS Vinmonopolet

Formålet med Vinmonopolets erklæring om eigarstyring og selskapsleiing er å gjere greie for prinsipp og praksis for styring og leiing av selskapet.

Utgreiinga er utarbeidd i samsvar med norsk tilråding for eigarstyring og selskapsleiing. Erklæringa er vedteken av styret i AS Vinmonopolet 17.02.2022.

1. Utgreiing om eigarstyring og selskapsleiing

I samsvar med statens prinsipp for god eigarstyring (jf. Meld St. 8 (2019–2020), skal det vere openheit knytt til eigarskapsutøvinga til staten og til verksemda til statseigde selskap. Openheit har mellom anna noko å seie for tilliten til den statlege eigarskapen ved at allmenta får tilgang til informasjon om korleis statlege selskap mellom anna er leidde og organiserte. AS Vinmonopolet er 100 % eigd av staten v/Helse- og omsorgsdepartementet. Eigarstyringa av Vinmonopolet er lagd til Helse- og omsorgsdepartementet. Helse- og omsorgsdepartementet praktiserer skriftleg eigarstyring gjennom årleg oppdragsbrev.Denne utgreiinga er utarbeidd i tråd med kvart punkt i norsk tilråding for eigarstyring og selskapsleiing. Statleg eigarskap og at selskapet er regulert gjennom vinmonopollova medfører avvik frå tilrådinga, som er omtalt under kvart punkt. Tilrådinga er vist til i årsmeldinga og offentleggjord på nettsidene til selskapet.

2. Verksemd

Vinmonopolet har einerett på detaljsal av alkoholhaldig drikk over 4,7 volumprosent, og er eit heileigd statleg aksjeselskap underlagt Helse- og omsorgsdepartementet. Vinmonopolet er eit av dei viktigaste verkemidla i norsk alkoholpolitikk og skal bidra til å avgrense alkoholforbruket gjennom regulering av tilgjenge. Det alkoholpolitiske ansvaret kjem til uttrykk gjennom effektiv sosial kontroll, haldningsskapande tiltak, effektiv drift og fråvær av kjøpepress. Rammene for verksemda til selskapet blir regulerte av vinmonopollova, alkohollova og alkoholforskrifta, med vidare. Statens mål som eigar er å sikre at omsetning av alkoholhaldig drikk over 4,7 volumprosent alkohol skjer i kontrollerte former slik at skadeverknadene av alkohol for den enkelte og for samfunnet blir avgrensa. Vinmonopolet er eit statleg handelsmonopol. Fråværet av privatøkonomisk interesse er eit viktig fundament i alkoholpolitikken. Vinmonopolet utset ikkje kundane for marknadsføring eller kjøpepress, men skal berre stette etterspurnad. Gjennom ansvarleg sal og haldningsskapande arbeid tar vi alkoholpolitisk ansvar. Slik skal Vinmonopolet bidra til at alkoholkonsumet er lågare og alkoholskadane færre enn dei elles ville ha vore. For å halde oppe nødvendig legitimitet i befolkninga legg Vinmonopolet vekt på å vere ei faghandelskjede med stor produktbreidd og god kundeservice. Utan å oppmuntre til kjøp, skal vi gi den aller beste servicen og fagkunnskapen til kundane våre. Leverandørar og produsentar skal få marknadstilgang på like vilkår, og selskapet skal ha ein mest mogleg kostnadseffektiv drift. Vinmonopolet er eit sektorpolitisk særlovselskap, som blir regulert i lov om Aktieselskapet Vinmonopolet (vinmonopollova). Aksjelova gjeld ikkje for selskapet, med mindre anna er fastsett i vinmonopollova. Selskapet har ikkje vedtekter.

Vinmonopolets styringsmodell

Vinmonopolets styringsmodell beskriv sentrale styringsprosessar og strukturar i verksemda. Styringsmodellen skal bidra til å sikre at styringa blir innretta på ein slik måte at vi varetek samfunnsoppdraget vårt på ein heilskapleg måte. Styringsmodellen skal støtte opp under strategien og prioriteringane til selskapet, bidra til selskapet si måloppnåing og varetaking av samfunnsansvaret og sikre at det blir etablert intern styring og kontroll, tilpassa risikoen og eigenarten til verksemda. Vinmonopolets styringsmodell består av fire delar: I. Styringsprinsippa: gir rammene for verksemda til Vinmonopolet. II. Styringsprosessen: set retning og sikrar gjennomføring.III. Organiseringa til Vinmonopolet: bidrar til at vi når måla våre.IV. Dei styrande dokumenta til Vinmonopolet: tydeleggjer roller og ansvar og legg føringar for korleis aktivitetar skal utøvast. Dei fire delane må sjåast i samanheng med strategiane og måla for verksemda, og dessutan dei løpande avgjerdene, føringane og prioriteringane til styret og leiinga. Til saman dannar dette rammene for korleis verksemda blir styrt, drifta og kontrollert.

Visjon

Vinmonopolets visjon er «Ønskt av alle». Vinmonopolet har etablert ein dynamisk strategimodell. I modellen ligg det at strategiske hovudområde, ambisjonar, mål og planar skal gjennomgåast og justerast årleg. Gjeldande strategi er delt inn i fire hovudområde – marknad, samfunn, eigarar og organisasjon. Til kvart strategiske hovudområde er det knytte strategiske mål. Dei strategiske måla er vidare konkretisert i avdelingsvise strategiske planar, der kvar avdeling definerer mål for eige arbeid gjennom å vurdere ønskt situasjon, nosituasjonen og strategiske hovudgrep som kan bidra til realiseringa av strategien til Vinmonopolet. Vinmonopolets strategi er tilgjengeleg på nettsida til selskapet.Berekraft er ein naturleg og integrert del av drifta i Vinmonopolet og er definert i den styrevedtekne strategien til selskapet. Arbeidet med berekraft i Vinmonopolet blir delt inn i tre område: klima og miljø, alkohol og helse og sosiale forhold. Det er sett konkrete og ambisiøse mål innanfor kvart område. Vinmonopolet rapporterer på berekraft i årsrapporten i samsvar med Global Reporting Initiative (GRI) med attestasjon av ekstern revisor. Berekraft er jamleg tema på styremøta og i møte med eigar.

3. Selskapskapital, overskotsdel og utbytte

AS Vinmonopolet er 100 % eigd av staten v/Helse- og omsorgsdepartementet. Styret ser jamleg til at selskapet har ein kapitalstruktur, likviditet og soliditet som er tilpassa måla, strategien og risikoprofilen til selskapet. Alkohollova § 7-2 lyder som følgjer: "I forbindelse med statsbudsjettet fastsetter Stortinget hvert år en andel av AS Vinmonopolets nettooverskudd som overføres til statskassen". Over tid har overskotsdelen normalt vore 50 prosent av overskot etter skatt. Overskotsdelen kjem i tillegg til utbytte på 2 500 kroner i samsvar med vinmonopollova § 4. Sal av alkoholhaldig drikk over 4,7 volumprosent på Svalbard skjer gjennom Nordpolet AS, eit 100 % eigd dotterselskap av AS Vinmonopolet. I samsvar med forskrift om overskotsutdeling frå Nordpolet AS skal nettooverskotet til Nordpolet overførast til Longyearbyen lokalstyre for fordeling til velferdsformål og i samsvar med overordna mål for norsk svalbardpolitikk.

4. Likebehandling av aksjeeigarar

Selskapet er 100 % eigd av staten. Aksjane er ikkje noterte på børs eller annan regulert marknad, og det føregår ikkje transaksjonar av aksjane.

5. Aksjar og omsetjelegheit

Med bakgrunn i at Vinmonopolet er eit sektorpolitisk særlovselskap, 100 % eigd av staten v/Helse- og omsorgsdepartementet, blir denne delen av norsk tilråding for eigarstyring og selskapsleiing ikkje rekna for å vere relevant for selskapet. Selskapet eig ikkje eigneaksjar og det er ikkje gitt avgrensingar i tilgangen til å eige, omsetje eller stemme for aksjar i selskapet.

6. Generalforsamling

Vinmonopolet er regulert i lov om Aktieselskapet Vinmonopolet (vinmonopollova). Aksjelova gjeld ikkje for selskapet, med mindre anna er fastsett i vinmonopollova. Vinmonopolet har ikkje generalforsamling.

7. Valkomité

Selskapet har ikkje valkomité, slik norsk tilråding for eigarstyring og selskapsleiing tilrår. Aksjonærvalde styremedlemmer, og dessutan det nødvendige talet på varamedlemmer, blir utnemnde av Kongen. Tilsettvalde medlemmer blir valde av og blant dei tilsette. 2/3 av medlemmene i bedriftsforsamlinga, med varamedlemmer, blir utnemnde av Kongen. 1/3 av medlemmene med varamedlemmer blir valde av og blant dei tilsette.

8. Styre, bedriftsforsamling og kontrollkomité, samansetjing og sjølvstende

Styret i selskapet skal ha 9 medlemmer. Kongen utnemner 6 av medlemmene, blant dei leiar og nestleiar, og dessutan det nødvendige talet på varamedlemmer. 3 av medlemmene i styret, med varamedlemmer i nødvendig tal, blir valde av og blant dei tilsette. Styremedlemmer og varamedlemmer blir utnemnde for 2 år. Selskapet skal ha ei bedriftsforsamling på 21 medlemmer. 2/3 av medlemmene, med varamedlemmer, blir utnemnde av Kongen. 1/3 av medlemmene, med varamedlemmer, blir valde av og blant dei tilsette. Funksjonstida for medlemmer i bedriftsforsamlinga er 2 år. Bedriftsforsamlinga vel sjølv leiaren og nestleiaren sin blant medlemmene sine for eitt år om gongen. Bedriftsforsamlinga er vedtaksfør når minst 15 medlemmer er til stades. I tilfelle stemmelikskap, gjer stemma til leiaren utslaget. Medlem av styret og administrerande direktør kan ikkje vere medlem av bedriftsforsamlinga. Bedriftsforsamlinga skal føre tilsyn med styret og administrerande direktør si forvaltning av selskapet. Selskapet skal ha ein kontrollkomité med tre medlemmer og tre varamedlemmer som blir valde for to år om gongen og som blir valde av og blant dei medlemmene av bedriftsforsamlinga som blir utnemnde av Kongen. Kontrollkomiteen fører tilsyn med verksemda til Vinmonopolet. Instruks for kontrollkomiteen blir fastsett av bedriftsforsamlinga. Styret blir sett saman slik at behovet for kompetanse, kapasitet og mangfald i selskapet blir varetatt. Leiande tilsette sit ikkje i styret og styremedlemmene er uavhengige av eigaren av selskapet, leiande tilsette og vesentlege forretningssamband. Informasjon om styremedlemmer og medlemmer av bedriftsforsamlinga er tilgjengeleg på nettsida til selskapet.

9. Arbeidet i styret

Oppgåvene og ansvaret til styret er fastsett i instruks for AS Vinmonopolets styre, som er vedteke ved kongeleg resolusjon. I tråd med instruksen har styret ansvaret for ei forsvarleg organisering av selskapet. Det skal halde seg orientert om den økonomiske stillinga i selskapet og pliktar å sjå til at verksemda, rekneskapen og formuesforvaltninga i selskapet er gjenstand for trygg kontroll. Styret skal fastsetje mål og retningslinjer for verksemda i selskapet og følgje desse opp. I tillegg til styreinstruksen har styret utarbeidd og vedteke utfyllande retningslinjer for styrearbeidet i Vinmonopolet. Styret har fastsett eigen instruks for administrerande direktør. Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) og andre verksemder eigde heilt eller delvis av HOD er definert som nærståande til AS Vinmonopolet. Det ligg ikkje føre nokon vesentlege transaksjonar med HOD eller andre verksemder eigd av HOD. Selskapet har transaksjonar med andre selskap, heilt eller delvis eigd av staten gjennom andre departement, som ein naturleg del av selskapsdrifta. Alle transaksjonar blir prisa til marknadsmessige vilkår. I samsvar med instruks for styret til AS Vinmonopolet kan styremedlemmer og varamedlemmer ikkje ha andre stillingar i selskapet. Dei kan heller ikkje utan Helse- og omsorgsdepartementet sitt samtykke ta på seg eller utføre anna lønna oppdrag i selskapet enn det som kviler på dei som styremedlemmer. Vidare skal ein styremedlem eller varamedlem ikkje ha nokon økonomiske særinteresser i verksemda til selskapet. I samsvar med instruksen i styret for administrerande direktør skal administrerande direktør ikkje ta på seg betalte oppdrag eller bierverv, eller ha andre personlege eller økonomiske interesser som har samband med verksemda i selskapet utan at desse er presenterte for og skriftleg godkjende av styreleiaren. Informasjon om bakgrunnen til styremedlemmene, stillinga deira og andre verv er oppgitt i årsrapporten til selskapet og på nettsida til selskapet. Vinmonopolet er omfatta av den alminnelege delen av forvaltningslova, inkludert reglane om habilitet. I tillegg vil det etiske regelverket i Vinmonopolet også gjelde for styret i Vinmonopolet. Det følgjer òg av normal styrepraksis og god forvaltnings- og forretningspraksis at ein styremedlem ikkje skal delta i behandling eller avgjerder som får personleg betydning for vedkommande. Styremedlemmer skal ikkje førebu eller treffe avgjerd i ei sak der vedkommande sjølv er part, eller i nært slektskap med ein part i saka, eller der vedkommande er leiar, har eigarskap eller styreverv i ein part i saka. Tilsvarande skal ein styremedlem ikkje førebu eller delta i avgjerda i ei sak når andre særeigne forhold ligg føre som er eigna til å svekkje tilliten til upartiskheit. Her blir det lagt vekt på om avgjerda i saka kan innebere ein særleg fordel, tap eller ulempe for vedkommande sjølv eller nokon han har nær personleg tilknyting til. Vinmonopolet har ikkje funne det formålstenleg å etablere revisjonsutval og kompensasjonsutval. Helse- og omsorgsdepartementet fastset godtgjersla til styremedlemmene. Styret vedtek årleg lønnsjusteringa til administrerande direktør. Styret gjennomfører årleg ei eigenevaluering av arbeidet og kompetansen i styret.

10. Risikostyring og internkontroll

Det blir gjennomført årlege risikoanalysar for aktivitetane til selskapet, og det blir evaluert og sett i verk tiltak for å styre risikobiletet. Formålet med risikostyring i Vinmonopolet er å skape og verne verdi for selskapet. Risikostyringa skal forbetre prestasjon, støtte måloppnåing og sikre god kontroll på forhold som er viktige for omdømmet, utviklinga og drifta til selskapet. Risikostyringa skal vidare bidra til rimeleg tryggleik for at Vinmonopolet

overheld lover og forskrifter, interne verdiar, rutinar og prosedyrar
fangar opp avvik i samsvar med krav og rutinar
følgjer opp at avvik, feil og manglar blir handterte
har påliteleg rapportering av relevante styringsdata
driv kostnadseffektivt
blir utvikla i ei retning som bidrar til måloppnåing

Styret fastset Vinmonopolets policy for risikostyring og instruks for internrevisjonen i Vinmonopolet, og dessutan ein årleg plan for aktiviteten til internrevisjonen, for å støtte under arbeidet med risikostyring og internkontroll i selskapet. Internrevisjonen er ein uavhengig og objektiv stadfestings- og rådgivingsfunksjon, som har til formål å tilføre meirverdi og forbetre organisasjonsdrifta. Han skal bidra til at selskapet når målsetjingane sine ved å evaluere og forbetre effektiviteten og det formålstenlege ved organisasjonen sine prosessar for risikostyring, kontroll og verksemdsstyring. Internrevisjonen rapporterer funksjonelt til styret og administrativt til administrerande direktør. Internrevisor fungerer òg som sekretariat for kontrollkomiteen.Vinmonopolets årsrekneskap blir avlagd etter til kvar tid gjeldande prinsipp i rekneskapslova og god rekneskapsskikk i Noreg. Rekneskapsprinsippa i selskapet er nærmare skildra i note til årsrekneskapen. Rutinar for rekneskapsavlegging er dokumenterte i eigne rutineskildringar. Innebygde systemkontrollar og manuelle kontrollar sikrar fullstendig og konsistent rekneskapsinformasjon. Selskapet gjennomfører rekneskapsavslutning månadleg. Leiargruppa, styret og eigaren av selskapet får månadleg økonomisk rapportering og skal haldast jamleg orientert om lønnsemda, soliditeten og likviditetsutviklinga i selskapet. Vinmonopolet har eit viktig samfunnsoppdrag, og det er ein føresetnad at vi held oppe ein høg etisk standard. Selskapet har utarbeidd etiske retningslinjer for alle tilsette, som er publiserte på nettsidene til selskapet. Vinmonopolets etiske retningslinjer dannar grunnlag for eit tillitsfullt og forpliktande forhold til samfunnet, samarbeidspartnarane og leverandørane våre, kundane våre og våre eigne tilsette.I samarbeid med ein ekstern leverandør er det etablert ein varslingskanal som det er informasjon om på nettsida til selskapet. Interne og eksterne kan varsle anonymt om kritikkverdige forhold, anten i verksemda eller i forhold relatert til verksemda. Vinmonopolet har etablert eit varslingsråd for varslar. Varslingsrådet kan behandle interne og eksterne varslingssaker. Varslingsrådet rapporterer til administrerande direktør.Vinmonopolets styre har vedteke selskapets skattepolicy. Skattepolicyen er tilgjengeleg på nettsida til selskapet. Skattepolicyen definerer skattestrategien til selskapet, bruk av eksterne skatterådgivarar og forholdet til skattemyndigheitene.

11. Godtgjersle til styret

Helse- og omsorgsdepartementet fastset godtgjersla til styremedlemmene. Godtgjersle til styret blir oppgitt i note til årsrekneskapen. Godtgjersle til styret er ikkje resultatavhengig, og styremedlemmene deltar ikkje i insentiv- eller opsjonsprogram. Aksjonærvalde styremedlemmer kan ikkje utan Helse- og omsorgsdepartementet sitt samtykke ta på seg eller utføre anna lønna oppdrag i selskapet enn det som kviler på dei som styremedlemmer.

12. Godtgjersle til leiande tilsette

Styret tilset og fastset lønn og andre tilsetjingsvilkår for administrerande direktør. Styret vedtek årleg lønnsjusteringa til administrerande direktør.Styret har utarbeidd ei erklæring om fastsetjing av lønn og anna godtgjersle for leiande tilsette som slår fast at Vinmonopolet skal vere kjend med og etterleve dei statlege retningslinjene for leiarlønn i selskap med statleg eigardel, fastsett av Nærings- og fiskeridepartementet. Administrerande direktør fastset lønn og annan kompensasjon for den øvste leiinga i selskapet innanfor dei statlege retningslinjene for lønn og anna godtgjersle til leiande tilsette i føretak og selskap med statleg eigardel og dei prinsippa for leiarlønn som er fastsett av styret. Administrerande direktør og dei andre i leiinga har ikkje resultatavhengig godtgjersle eller opsjonsordningar. Styret gir årleg rapport om godtgjersle til leiande personar (leiarlønnsrapport), som blir offentleggjord på nettsida til selskapet. Lønn og anna godtgjersle til leiande tilsette er oppgitt i note til årsrekneskapen.

13. Informasjon og kommunikasjon

Openheit og god offentleg kommunikasjon er viktig for Vinmonopolet då det bidrar til eit godt omdømme, tilfredse kundar og stolte medarbeidarar. Vinmonopolet skal opptre profesjonelt og einskapleg i kommunikasjonen sin. Med bakgrunn i at Vinmonopolet er 100 % eid av staten v/Helse- og omsorgsdepartementet, blir det ikkje rekna å vere relevant for selskapet å utarbeide retningslinjer for likebehandling av aktørane i verdipapirmarknaden. Årsrekneskapen blir offentleggjord i års- og berekraftsrapporten til selskapet og på nettsidene til selskapet når han er vedteken. Finansiell informasjon i form av resultat og prognosar blir rapporterte månadleg til styret og eigar.

14. Selskapsovertaking

15. Revisor

Vinmonopolets revisor blir vald av Helse- og omsorgsdepartementet, etter innstilling frå selskapet. Revisor legg årleg fram planen for gjennomføring av revisjonsarbeidet, og dessutan oppsummering av gjennomført revisjon og eventuelle forbetringsforslag med omsyn til den interne kontrollen i selskapet overfor leiargruppa og styret. I tillegg deltar revisor ved behandlinga av årsrekneskapen i styret. Det er ikkje fastsett retningslinjer for den daglege leiinga sitt høve til å nytte revisor til andre tenester enn revisjon. Direktør for økonomi og innkjøp og revisor gjennomfører ei vurdering i kvart enkelt tilfelle om konkrete tenesteleveransar frå revisor er eigna til å skape uvisse om revisors sjølvstende. Revisor gir styret årleg ei stadfesting på at revisor oppfyller sjølvstendekrava. Det blir opplyst i note til rekneskapen korleis honoraret til revisor fordeler seg på ordinær revisjon og ulike tilleggstenester. Vinmonopolets offentleggjorde skattepolicy set avgrensingar for kva type skatterådgiving som kan hentast inn frå revisoren til selskapet.

Sist oppdatert: 29. oktober 2024